微纳中心行政事务培训

 作者:郑杨子

1月4日下午3:00,行政组李蕾和郭瑞老师面向全组进行行政事务培训,内容包括采购、财务报销、出国审批等相关流程。

首先,李蕾老师对来访审批和出访办理的流程进行了讲解。其中,来访审批是报销必备的,需要注意的是下载《西安交通大学外宾(含港澳台人士)短期来访审批表》,这是更新后的表格,具体步骤在国际交流里面进入国际合作与交流处,找资料下载进行下载。审批表的右上角需要填写编号,同时注意资料上红色字体的注释。如果有实在不清楚的地方,最简单的方法就是打电话咨询。

出访办理大体分为两个程序:校内审批和签证办理。校内审批在主页的因公出境里可以找到,根据实际情况选择对应表格进行下载。其中,关于简化研究生出国(境)审批流程的通知在行政组派发的资料上面有详细的介绍。另外,也载有签证办理的相关详细介绍。

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接下来,郭瑞老师以现场演示的形式对采购、财务报销相关具体流程进行了讲解。简单来说就是购买、开票、报销的过程。价格万元以下的设备、材料可自行联系厂家采购(打印机、电脑、空调,不论价格高低,都必须通过校内竞价网或央采网购买),建议通过校内竞价网购买;10-50万直接联系学院冯硕老师;50万以上需校级招标。

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其中,竞价网购买流程、下载最新表格、学校制式合同流程的具体步骤在资料上面明确表示出来。需要注意的是,选择默认最低价,理由可以不用写,对于其他的价格,需要写出充分的理由;没有标红色*的尽量不填;申购人可写办公室电话;最后要清楚写出来希望商家有什么支持或者售后;竞价中要等待3-4天。未经竞价网竞价的,需要补办学校的制式合同,建议不要把钱分开来报销。另外,电子验收单要签字、盖章。

网上做账流程、发票信息及其注意事项也有详细的文字和图片说明,大家可以自行阅读了解,值得注意的是校验码一般写后六位;金额有的是税前,有两位小数;增值税专用发票的第二联和第三联是一个金额,并不是两张票。如写有类似“办公用品一批”(除了200元以下的快递)则需要清单,清单上应写明单价、数量,需要单位盖章。电子发票需要彩印。滴滴、京东只需附上订单,不需要盖章。

网上报账系统日常报销,单据数需填,金额一定填税后。建议经费负责人、验收人和经办人是三个不同的人,必须是亲笔签名,不能盖章。经费进账在科研院。另外,不能自己签网络、电话、差旅费,应该找上级签字。

会上,大家对自己感兴趣的问题进行了提问并讨论。最后,郭瑞老师提醒各位同学及室长向其他同学传达会议主要内容,并提到以后此类的培训会常规化,特别是针对没有涉及过这方面的同学。